Exchange Server einfach selbst regeln

In unserem Plugin Exchange Server Toolbox kommt SpamAssassin als Teil des Regelsystems zum Einsatz. Der Spamblocker weist E-Mails einen internen Spam Score zu.

Die Höhe des Spam Scores bestimmt SpamAssassin anhand verschiedener Kriterien wie beispielsweise inhaltliche Auffälligkeiten oder ob der Absender auf einer globalen Blacklist steht.

Überschreitet eine E-Mail den Schwellenwert, so kann man sie bereits auf dem Exchange Server als Spam ablehnen. Bei einem niedrigeren Spam Score, wird die E-Mail zwar zugestellt, aber als möglicher Spam markiert.

Abmahnungen für unerwünschte E-Mails sind an der Tagesordnung. Wenn sich ein Empfänger von Ihrem Newsletter abmeldet, muss gewährleistet sein, dass dieser keine weiteren E-Mails mehr erhält - andernfalls können Sie abgemahnt werden. Noch schmerzhafter wird es, wenn Sie bereits abgemahnt wurden und versehentlich auch nur eine einzige weitere E-Mail den Empfänger erreicht. In diesem Fall kann ein drastisches Ordnungsgeld fällig werden - auch ohne eigenes Verwahren.

Vorbeugen lohnt sich also auf jeden Fall: Vermeiden Sie Abmahnungen mit Blacklists. Mit der Exchange Server Toolbox können Sie ganz einfach eine Blacklist für E-Mails anlegen und somit Empfängeradressen blockieren. So stellen Sie sicher, dass diese Empfänger firmenweit nicht mehr angeschrieben werden - auch nicht versehentlich.

Sie können den Versand an eine bestimmte Domain auch global per Regel blockieren. Legen Sie dann noch eine automatische Antwort an den Absender fest, um Ihre Mitarbeiter zu informieren, zum Beispiel: "Der Empfänger möchte keine E-Mails mehr erhalten. Der Versandauftrag wurde abgebrochen." Schon sind Sie auf der sicheren Seite

Exchange Server Toolbox hat keinen direkten Einfluss auf Outlook. Die festgelegten Regeln greifen auf Serverebene, also eine Ebene über Ihrem lokalen E-Mail-Programm.

Alle überprüften E-Mails werden nach wie vor gemäß den in Ihrem Outlook definierten Regeln weiter verarbeitet, während Sie vom Spamfilter und Virusscan unseres Exchange Server Plugins profitieren.

Im Regelsystem gibt es verschiedene Bedingungen, die textbasiert arbeiten. Das hilft zum Beispiel dabei, Spam effektiver zu erkennen. Hierbei können Sie reguläre Ausdrücke verwenden, um textbasierte Bedingungen auf Ihren Anwendungsfall anzupassen. Unter dem Begriff versteht man die beschreibbare Struktur einer Zeichenkette.

Wann macht es Sinn, reguläre Ausdrücke beim erstellen einer Regel zu verwenden? Schauen wir uns folgendes Praxisbeispiel an:

Ihr Shopsystem generiert automatische Bestellbenachrichtigungen und sendet diese per E-Mail an Ihren Vertrieb. Im Betreff stehen immer eine Bestellnummer, ein Datum sowie eine UTN-Warennummer. Mit der Exchange Server Toolbox können Sie alle eingehenden E-Mails auf diese Strukturen hin untersuchen. Der reguläre Ausdruck zur Erkennung dieser Struktur setzt sich so zusammen:

Wird die Bedingung erfüllt, greift die zugewiesene Regel. Zum Beispiel kann die E-Mails als Bestellung kategorisiert werden und einen spezifischen E-Mail-Header bekommen. Anschließend brauchen Sie dann nur noch eine neue Outlook-Regel erstellen, um die E-Mail automatisch in den Ordner "Neue Bestellungen" zu verschieben. So sparen Sie Zeit und stellen dabei auch sicher, dass keine Bestellung verloren geht.