Antispam, Archiv, Regelsystem: Exchange Server einfach erweitern

Auf den von der ALVIKO GmbH betreuten Systemen werden alle Funktionen der Exchange Server Toolbox genutzt:

• GoBD-zertifiziertes E-Mail-Archiv
• Spam-Filter
• Virus-Schutz
• Regelsystem

Herr Müller installiert auf jedem Client-PC das Exchange Server Toolbox Outlook Add-in, das Nutzern Zugriff auf verschiedene Funktionen der Exchange Server Toolbox bereitstellt und eine Archivsuche ermöglicht.

E-Mails GoBD-zertifiziert archivieren

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich-nungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, fordern unter anderem, dass geschäftsrelevante E-Mails im Originalformat und maschinell auswert-bar archiviert werden müssen. Auch muss sichergestellt sein, dass niemand unbemerkt die E-Mails verändern kann.

Herr Müller empfiehlt die Exchange Server Toolbox als offiziell GoBD-zertifizierte Archivlösung, mit deren Hilfe seine Kunden alle Anforderungen der GoBD erfüllen können.

E-Mail-Archiv nachrüsten

Oftmals stößt Herr Müller bei Neukunden auf alte E-Mail-Archive oder sogar ungeordnete E-Mail-Bestände, die aus rechtlichen Gründen auch nach einem Serverwechsel vorgehalten werden müssen.

Auch für diesen Fall bietet die Exchange Server Toolbox eine Lösung: Mittels Importfunktion können alle E-Mails der vergangenen Jahre importiert und ins Archiv integriert werden.

Hierbei unterscheidet die Exchange Server Toolbox zwischen importierten und eigenständig archivierten E-Mails. Da importierte E-Mails nicht GoBD-konform archiviert wurden (und dies nachträglich auch nicht mehr möglich ist), werden diese markiert.

Ein Import alter E-Mails bietet mehrere Vorteile:

• Die Kontinuität bleibt gewahrt: Alle E-Mails befinden sich im selben Archiv.
• Auch ältere E-Mails können oer Outlook-Add-in gefunden werden.
• Der Exchange Server wird entlastet.
• Mittels frei wählbarer Aufbewahrungsfristen können ältere E-Mails automatisch aus dem Archiv entfernt werden.

Postfächer ohne Spam dank SpamAssassin

Die Exchange Server Toolbox wird mit einem bereits fertig konfigurierten Spamfilter ausgeliefert. Zum Einsatz kommt der weltbekannte SpamAssassin, der beachtliche Erkennungsraten erreicht.

Nutzer können die Leistung des selbstlernenden Spamfilters noch verbessern, indem sie ihn über das Outlook-Add-in trainieren.

Regeln sinnvoll nutzen

Das flexible Regelsystem der Exchange Server Toolbox ermöglicht automatisierte E-Mail-Verarbeitung. E-Mails können beispielsweise ausgelesen oder an externe Programme weitergegeben werden. Herr Müllers Kunden nutzen oft eigene, an ihre Bedürfnisse angepasste Regeln. Ein Kunde lässt automatisiert Benachrichtigungen versenden, ein anderer protokolliert E-Mails von bestimmten Absender-Adressen. Hierzu wird der Text der E-Mail in eine Datei kopiert und anschließend ein Hinweis versendet.

Anwendungsbeispiel

Eine Kanzlei für Patentrecht mit zehn Nutzern setzt einen Small Business Server in einer virtuellen Umgebung ein (VMware). Jährlich werden ca. 40.000 E-Mails verarbeitet. Nach Installation der Exchange Server Toolbox wurden die alten E-Mails importiert. Eine Auswahl von Regeln sorgt dafür, dass das Archiv rechtskonform ist, dabei aber schlank und effizient ohne unnötigen Ballast arbeiten kann. Folgende Listen werden angelegt:

• allgemeine Absender und Empfänger, die nicht unter die Archivpflicht fallen,
• private Absender und Empfänger,
• systemintegrierte anonyme Absender (z.B. SmartPOP2Exchange, Virenschutz etc.), die nicht archiviert werden müssen.

E-Mails auf den Listen werden automatisch von der Archivierung ausgenommen - das Archiv bleibt klein und enthält nur E-Mails, die tatsächlich aufbewahrt werden müssen.

Klare Empfehlung für Exchange Server Toolbox

Die Exchange Server Toolbox ist die ideale Exchange Server-Erweiterung für den Arbeitseinsatz. Sie ergänzt den Server um wichtige Funktionen und erhöht die E-Mail-Sicherheit. Insbesondere in Deutschland ermöglicht sie die Archivierung von E-Mails nach den strengen Vorgaben der GoBD.

"Das Plugin reduziert die Rate der Spam-E-Mails, die in den Posteingang gelangen, erheblich; das mitgelieferte Outlook-Add-In erleichtert das Spam-Training und den einfachen Zugriff auf ältere E-Mails. Kurz gesagt, es erweitert den Exchange Server und ist das ideale Plugin für professionelle Umgebungen. Deshalb werde ich die Exchange Server Toolbox weiterhin unseren Kunden empfehlen."

Praktischer Hinweis

Die Kombination aus Exchange Server Toolbox und SmartPOP2Exchange bietet zusätzliche Synergien.