Hilfe gegen überlasteten Exchange Server

Unternehmen haben es nicht leicht: Sie müssen sich am Markt behaupten und stehen gleichzeitig immer wieder vor technischen Problemen, die sich erst nach einer längeren Zeit so wirklich als solche entpuppen.

Heute wollen wir über die Schwierigkeiten sprechen, vor denen IT-Admins vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen mit eigener digitaler Infrastruktur häufig stehen. Denn die professionelle und rechtskonforme Verwaltung des eigenen on-premise Exchange Servers ist anspruchsvoll. Dennoch bleibt die Verarbeitung vor Ort schon allein aus Gründen des Datenschutzes, der eigenständigen Datenverwaltung und der Unabhängigkeit von teuren Hyperscale-Angeboten eine wichtige Alternative zur Cloud.

Plötzlich hat der Exchange Server keine Ressourcen mehr übrig

Vor einiger Zeit berichtete uns ein Kunde von den Performance-Problemen, die er auf seinen Exchange Systemen hatte. Die Suche in den E-Mail-Postfächern war plötzlich sehr langsam, sodass seine Mitarbeiter immer länger brauchten, um Standardprozesse durchzuführen. Dabei wurde letztes Quartal doch erst wieder neuer RAM teuer dazugekauft. Gleichzeitig wuchsen die für die Einhaltung der GoBD erforderlichen E-Mail-Backups immer weiter an. Sowohl Master-Backups als auch inkrementelle Sicherungen waren deutlich größer als erwartet. Wie kann das sein?

Erst eine Analyse machte es deutlich: Der Kunde stand vor einem heillos überlasteten Exchange Server. Trotz der vielen neuen, digitalen Kommunikationsmöglichkeiten über Dienste wie Microsoft Teams, Slack oder auch Zoom ist die klassische, plattformübergreifende E-Mail für die alltägliche Korrespondenz immer noch enorm wichtig und beliebt. So kommunizierte auch diese Firma sowohl extern mit Kunden als auch intern zwischen den Mitarbeitern hauptsächlich per E-Mail. Das ging nach dem gewohnten Prinzip nun so lange gut, bis die Ressourcen des Exchange Servers völlig am Leistungslimit waren.

Für unseren Kunden ist der Wechsel zur Cloud keine Option: Seine Daten sind sehr sensibel und er möchte unabhängig von Angeboten Dritter bleiben. Also heißt es wieder einmal neuen, teuren RAM dazukaufen und die Festplattenkapazität erweitern? Wir sehen hier ein ganz anderes Problem!

E-Mail-Duplikate verschwenden wertvolle Speicherkapazitäten

Schauen wir uns diesen Fall genau an, so finden wir zwei Hauptprobleme, die ins Auge fallen: Erstens die Gefahr von E-Mail-Duplikaten für die Leistungsfähigkeit des Exchange. Und zweitens die revisionssichere Aufbewahrung von E-Mail-Korrespondenz, die in Deutschland von Rechtswegen her vorgegeben ist.

E-Mail-Duplikate sind ein unterschätztes Problem, da eine E-Mail auf den ersten Blick mit nur wenigen Kilobytes an Größe in der Regel nicht viel Speicherplatz belegt. Schaut man jedoch genauer auf die alltäglichen E-Mail-Korrespondenzen, so fallen vor allem die Anhänge ins Gewicht, die oftmals in Form von Bildern, PDF- oder Office-Dokumenten schon mal mehrere Megabytes annehmen können.

Das Problem ist hierbei, dass eine E-Mail, die an mehrere Adressaten gerichtet ist, standardmäßig als Duplikat im Postfach der einzelnen Empfänger landet. So wird aus einer einzigen E-Mail unseres Kunden, die samt signiertem PDF als Anhang mit einer Größe von 20 Megabytes an insgesamt 5 Kontakte innerhalb desselben Unternehmens gesendet wird, ein Speicherfresser von insgesamt 100 Megabytes. Je nach Firmengröße und Kommunikationsroutine können somit täglich mehrere dutzend Gigabytes an reinen Duplikaten anfallen, die Ihr Exchange alle verarbeiten muss. Was eine Platzverschwendung!

Lassen Sie uns an dieser Stelle fließend zum zweiten Problem übergehen: Die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung, zu der Unternehmen verpflichtet sind. E-Mails müssen demnach nicht nur revisionssicher aufbewahrt werden, sondern werden auch für die tägliche Arbeit benötigt. Der Exchange ist also damit beschäftigt, nicht nur die wichtige E-Mail-Korrespondenz samt unnötiger Duplikate zu sichern, sondern muss diese auch jederzeit bereithalten. Die Postfachdatenbank und der Datenbankcache wachsen stetig mit.

Über längere Zeiträume von vielen Jahren bis hin zu Jahrzehnten potenzieren sich die Leistungsanforderungen an Ihren Exchange Server also enorm, sofern Sie nicht frühzeitig mit cleveren Lösungswegen entgegensteuern. Das smarte E-Mail-Archiv unserer Exchange Server Toolbox bietet die Lösung!

Überlasteten Exchange vorbeugen

Ist es erstmal soweit und der Exchange ist am Limit angekommen, ist es oft leider schon zu spät, um das Problem schnell aus der Welt zu schaffen. Der Funktionsausfall der firmeneigenen Systeme muss um jeden Fall verhindert werden. Dann doch lieber neuen RAM dazukaufen und den Server mit Zusatz-SSDs ausstatten. Was bleibt anderes übrig?

Wir haben dem Kunden unsere Lösung empfohlen, mit der wir schon viel früher ansetzen: Unsere Exchange Server Toolbox beginnt dort zu helfen, wo der Exchange Server im Stich lässt. Unser Tool speichert E-Mails in den Systemen unseres Kunden jetzt nur noch in einer einzelnen Datei, auf die dann von mehreren Personen zugegriffen werden kann, statt Duplikate der E-Mails zu erstellen. Somit bleibt eine E-Mail mit Anhang von 20 Megabyte auch 20 Megabyte groß, egal an wie viele Empfänger diese gerichtet ist.

Zusätzlich optimieren wir den Archivierungsprozess unseres Kunden. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfolgt mit der Exchange Server Toolbox GoBD-konform je nach Wahl in eine Datenbank, die unabhängig vom Exchange Server fungiert, oder datenbankgestützt ins Dateisystem (z.B. NAS). Mit einer externen MSSQL-Datenbank ist es zudem möglich, den Prozess schlanker zu halten und Kosten einzusparen. In jedem Fall wird der Exchange Server entlastet und arbeitet wieder schneller.

Mit der Exchange Server Toolbox spart unser Kunde nun nicht nur Hardware-Kosten, sondern beschleunigt zudem auch die Arbeit mit dem E-Mail-Archiv für seine Mitarbeiter: Mit dem nützlichen Add-in rollen wir die Archivsuche für Outlook aus, um schnellen Zugriff auf die wichtigen Korrespondenzen bequem über den E-Mail-Dienst zu ermöglichen. Unser Kunde kann somit weiterhin auf eine Cloud-Lösung verzichten und seinen Exchange Server eigenständig betreiben.