Erste Schritte mit SpaceObServer

Egal ob Sie SpaceObServer zunächst erstmal kostenlos testen möchten oder direkt in den Einsatz gehen wollen: SpaceObServer muss eine initiale Installation durchlaufen.

Bei der ersten Installation fragt Sie SpaceObServer, welchen Account Sie für den SpaceObServer Scan-Dienst einrichten möchten.

Wenn Sie die Windows Authentifizierung für die Datenbank verwenden, kann die Datenbank am besten die Scandaten speichern, wenn Sie einen spezifischen Account für die Windows Authentifizierung einrichten. Dieser Account muss über die Berechtigung „Log on as a service“ verfügen.

Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, wird der vorgegebene Windows Service Account standardmäßig verwendet. Sie haben aber auch noch später die Möglichkeit, für jeden Scan einen anderen Account zu wählen.

Hinweis: Eine Einrichtung mit einem Account, der nur über unzureichende Rechte verfügt, kann später zu Problemen bei der Speicherung Ihrer Scandaten in der Datenbank führen.

Sobald Sie SpaceObServer erfolgreich installiert haben, bittet Sie SpaceObServer um die Einrichtung einer Datenbank.

Die Datenbank wird benötigt, damit der SpaceObServer Scan-Dienst darin Ihre Storage Scan-Daten sammeln kann, um Sie anschließend in der SpaceObServer App zugänglich zu machen.

Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie sich für einen bestehenden SQL Server (Microsoft SQL, MySQL oder ORACLE) entscheiden oder die kostenlose Microsoft SQL Server Express Variante mit 10GB Datenlimit nutzen. Alternativ gibt es auch eine lokal eingebettete Datenbank als dritte Option.

Die eingebettete Datenbank ist für kleinere Datenmengen oder für Test-Scans gut geeignet. Sie ist einfach einzurichten und benötigt keine zusätzlichen Schritte.

Sie sollten aber wissen, dass die eingebettete Datenbank bei größeren Datenmengen nicht optimal ist, da sie dann sehr langsam werden kann.

Für den regulären Gebrauch von SpaceObServer empfehlen wir Ihnen daher dringend, einen SQL Server zu verwenden.

Hinweis: In unserem Online-Shop bieten wir SpaceObServer mit einem Microsoft SQL Server im Bundle an. 

Ist die Datenbank erstmal eingerichtet, können Sie Ihren ersten fortlaufenden Storage-Scan einrichten – ganz ähnlich wie Sie es möglicherweise von TreeSize kennen.

Wählen Sie ein Speichersystem aus

SpaceObServer kann mit verschiedenen Arten von Speichersystemen arbeiten, von Windows bis hin zu Cloud Storage wie SharePoint, Amazon S3 oder Exchange Server Postfächern. In unserem Beispiel zeigen wir, wie man eine SharePoint-Überwachung einrichtet.

Klicken Sie dafür im Ribbon „Scan“ auf „Scan hinzufügen“.

Jetzt können Sie einen „Scan-Typ“ auswählen oder direkt einen Zielpfad in das Eingabefeld einfügen. SpaceObServer füllt anschließend alle Angaben zum Scan-Ziel selbst aus.

Weiter unten finden Sie weitere Konfigurationsmöglichkeiten: SpaceObServer kann auch vergebene NTFS-Zugriffsberechtigungen analysieren und Dateiduplikate aufspüren.

Setzen Sie hierfür die Häkchen bei den Konfigurationen „MD5-Prüfsummen berechnen“ und „Zugriffsberechtigungen (ACLs) berechnen und in Datenbank speichern“.

So können Sie von Beginn an Veränderungen in Zugriffsberechtigungen und gefundene Duplikate in Ihrer Analyse miteinbeziehen.

Durch die Aktivierung kann die erwartete Scan-Dauer jedoch erhöht werden. Darum können Sie diese Einstellungen auch zu einem späteren Zeitpunkt verändern. 

Zeitplan für regelmäßigen Storage-Scan festlegen

Legen Sie als nächstes fest, wie oft Ihr Storage-Scan durchgeführt werden soll.

Wählen Sie selbst, ob Sie tägliche Scans zu diesen Zeiten, wöchentliche Scans am Wochenende oder monatliche Scans am Monatsende bevorzugen.

Um die Netzwerkauslastung gering zu halten, raten wir Ihnen, einen Scan außerhalb der Bürozeiten durchzuführen, zum Beispiel an einem Sonntagabend.

Markieren Sie die Option „Initial-Scan nach Hinzufügen durchführen“, damit SpaceObServer direkt nach der Konfiguration einen ersten Scan startet.

Beachten Sie, dass SpaceObServer beim ersten Scan möglicherweise mehr Zeit benötigt als TreeSize. Der Grund dafür ist, dass SpaceObServer zunächst alle Daten in die Datenbank übertragen muss. Da SpaceObServer aber nach dem ersten Scan nur noch Änderungen verfolgt, ist der zweite Scan normalerweise schneller.

Scans in Container organisieren

Haben Sie Ihren Scan angelegt, können Sie in den „Scan Einstellungen“ einen Blick auf Ihn werfen. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Status aller angelegten Scans samt letzter Laufzeit oder gescannter Dateien.

Sobald Sie mehrere Scans angelegt haben, empfehlen wir eine Organisation in Containern.

Container funktionieren hierbei wie eine thematische Klammer, die Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten.

Fügen Sie eigene Container hinzu und organisieren Sie beispielsweise Ihre verschiedenen Cloud Storage Scans darunter, um Sie von on-premises-Scans zu unterscheiden.

SpaceObServer kann Sie automatisch über die Ergebnisse seiner Storage-Analyse informieren, sobald ein Scan nach Zeitplan abgeschlossen wurde. Richten Sie hierzu am besten direkt nach dem Anlegen eines neuen Scans ein automatisches Reporting ein.

Klicken Sie dazu in den „Scan Einstellungen“ unter „Nach-Scan Aktionen“ auf „Automatisches Reporting“ und wählen „hinzufügen“.

SpaceObServer bietet viele Möglichkeiten für automatisierte Reports. So können Sie etwa die Sortierung von Daten festlegen und genau bestimmen, wie tiefgehend Verzeichnisbäume betrachtet werden sollen. Filter helfen dabei, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

Konfigurieren Sie im Abschnitt „Export“, welche Details, Diagramme und Listen der Speicherplatzreport umfassen soll. 

Anschließend können Sie genau bestimmen, in welchem Dateiformat SpaceObServer den automatischen Bericht aufbereiten soll.

Neben PDF und Excel/CSV, ist es auch möglich, den Bericht als interaktives HTML aufzubereiten. Sie können sich auch alle generierten Berichte per E-Mail zusenden lassen.

SpaceObServer kann nach Abschluss eines regelmäßigen Storage Scans auch automatisch ein Data Lifecycle Management ausführen.

Damit können Sie beispielsweise DSGVO-relevante Daten, die ein bestimmtes Alter überschritten haben oder sich an der falschen Stelle befinden, regelmäßig bereinigen. SpaceObServer bietet hierzu wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Fügen Sie in den „Scan Einstellungen“ unter „Data Lifecycle“ eine neue Regel hinzu und definieren dann ein Data Lifecycle Management in drei Schritten:

1. Bestimmen Sie wie alt eine bestimmte Datei maximal sein darf.
2. Filtern Sie nach den Dateien, die explizit von der Regel betroffen sein sollen.
3. Definieren Sie eine Massenoperation, die auf die definierten Daten angewendet werden soll.

Mehr Informationen finden Sie in unserem „Data Lifecycle Management“-Ratgeber.

Wussten Sie schon? Mit unseren praktischen SpaceObServer Add-Ons ist es auch möglich, aus der Ferne auf die Speicherplatzberichte von SpaceObServer zuzugreifen.

SpaceObServer Web Access ermöglicht es, Speicherplatzberichte über einen Webbrowser mit Fachabteilungen zu teilen. So können die Fachabteilungen ihre eigenen Daten beurteilen und zum Löschen vormerken.

SpaceObServer Remote Client ermöglicht nicht nur den Zugriff auf Scandaten über das Netzwerk, sondern auch die Verwaltung von SpaceObServer. Dadurch können mehrere IT-Mitarbeiter eine gemeinsame SpaceObServer-Instanz einrichten und verwalten. 

Mit unseren Add-Ons können Sie Zeit sparen und große Datenbestände an verschiedenen Orten einfacher überblicken, verwalten und rasch auf Speicherplatznot reagieren, was besonders für IT-Teams praktisch ist, die in dezentralen oder ferngesteuerten Organisationen arbeiten.