So geht mehr E-Mail-Sicherheit für Unternehmen

Die E-Mail gehört vor allem im Beruf für viele Menschen zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln. Jeden Tag erhalten wir im Büro durchschnittlich etwa 21 Mails und mehr, Tendenz steigend.

Doch je mehr wir täglich versenden, desto größer wird das Risiko, der Cyberkriminalität zum Opfer zu fallen. Deshalb sollte vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen das Thema Sicherheit eine große Rolle spielen. Und zwar sowohl beim Versenden als auch beim Empfangen von E-Mails.

E-Mail-Sicherheit ein weites Feld

Kriminalität wird im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung auch immer digitaler. Vor allem auf die E-Mails haben es Cyberkriminelle abgesehen. Für sie besteht der Vorteil darin, dass sie relativ günstig und einfach nutzbar sind. Außerdem weisen sie eine Reihe von potenziellen Schwachstellen auf, wenn Unternehmen nicht achtsam mit Ihrer elektronischen Post umgehen.

Viren, Datenlecks und Angriffe mit anderen Schadsoftwares können nicht selten finanzielle Schäden und Image-Schäden nach sich ziehen. Am häufigsten kommt es bei der E-Mail-Kriminalität wohl zu Fällen von Phishing-Attacken.

Phishing als große Bedrohung

Phishing setzt sich zusammen aus den englischen Wörtern „Fishing“ und „Password“. Wie der Name bereits vermuten lässt, haben es bei den sogenannten Phishing-Mails Kriminelle auf die persönlichen Daten von Empfängern abgesehen. Im besten Falle kann man Phishing-Mails mit einem effektiven Spamfilter abwehren, bevor es zu weiteren Schäden kommt.

Im Fall des sogenannten „Spear-Phishing“ sind die Mails jedoch so gut auf bestimmte Unternehmen oder Organisationen abgestimmt, dass selbst der Spam-Ordner nicht mehr erkennen kann, ob es sich um eine echte Mail oder um einen Betrugsversuch handelt.

Beim „Whale-Phishing“ stehen CEOs und Manager:innen im Fokus. Aufgrund immer elaborierterer Betrugsversuche müssen Unternehmen selbst aktiv werden und dürfen sich nicht ausschließlich auf den firmeninternen Spamfilter verlassen. Ansonsten könnte ein großer Schaden entstehen.

Cyber-Sicherheitsplan für Unternehmen

Der gesamten E-Mail-Sicherheit im Unternehmen sollte ein ausgeklügelter Sicherheitsplan zugrunde liegen. Es ist quasi das Fundamten des digitalen Schutzes und befasst sich beispielsweise mit den Regeln, wie und von welchen Geräten aus E-Mails versendet werden dürfen.

Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie, in der immer mehr von zu Hause aus gearbeitet wird, ist es wichtig, dass Unternehmen hier entsprechende Regeln festlegen, um die digitale Sicherheit nicht aufs Spiel zu setzen. Immerhin hat es während der Homeoffice-Hochphase der vergangenen zwei Jahre einen Anstieg bei Fällen von Phishing gegeben.

Datenschutz beim E-Mail-Marketing

Newsletter, Standalone-E-Mails, Transaktionsmails und viele andere Arten von E-Mails können zu einem ausgewogenen E-Mail-Marketing-Konzept eines Unternehmens gehören. Immerhin gehört es zu den wichtigsten Kanälen für den Dialog zwischen Unternehmen und Zielgruppe.

Gerade in diesem Dialog werden oft empfindliche Daten ausgetauscht. Aus diesem Grund sollte das Thema Datenschutz hier oberste Priorität haben. Nicht nur die Kundschaft könnte durch Fehler geschädigt werden, sondern es könnten auch von Seiten der Datenschützer:innen in den Aufsichtsbehörden empfindliche Strafen drohen.

Doch wie beugt man Fehler beim Datenschutz am besten vor? Hier kann eine effektive E-Mail-Marketing-Software helfen, die zum Beispiel beim Double Opt-In unterstützt. Unter dem Begriff versteht man das doppelte Absichern, ob sich ein:e Nutzer:in wirklich zu einem Newsletter angemeldet hat. Das geschieht mit dem Versenden eines Bestätigungslinks an die angegebene E-Mail-Adresse.

Erst nach dieser Bestätigung ist die Anmeldung wirklich abgeschlossen. Dabei muss ein Double Opt-In nicht erst aufwendig selbst entwickelt werden – clevere Integrationen helfen. Ein Beispiel ist die Newsletter-Integration für Shopify mit Double Opt-In von GetResponse.

Verschlüsselung von Mails

Grundsätzlich sollten Unternehmen über eine Verschlüsselung ihres gesamten E-Mail-Verkehrs nachdenken. Auf diese Weise können sie verhindern, dass Kriminelle sie abfangen und lesen können.

Für diese Verschlüsselung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viele E-Mail-Hosting-Anbieter stellen beispielsweise das sichere Versenden von Mails an. Ein weiterer Weg ist das Installieren eines entsprechenden Sicherheitszertifikats auf dem E-Mail-Server des Unternehmens. Bestes Beispiel hier ist wohl PGP.

Dabei wird ein geheimer Schlüssel zum Codieren und Decodieren der digitalen Post verwendet. Mittlerweile ist das Programm und seine „Generika“, wie etwa RSA, jedoch kostenpflichtig.

Schulungen im Unternehmen

Eines der wichtigsten Instrumente, um die Sicherheit von E-Mails im Unternehmen gewährleisten zu können, ist die eigene Belegschaft. Mit regelmäßigen Schulungen kann das Bewusstsein für die digitale Welt und insbesondere den Umgang mit E-Mails gestärkt werden. Dabei sollten unter anderem folgende Punkte im Fokus stehen:

• Passwort-Hygiene: Starke Passwörter, die regelmäßig geändert werden, lassen Cyberkriminellen keine Chance. Zudem ist es wichtig, dass nicht immer dasselbe Passwort genutzt, sondern für jede digitale Anwendung ein neues Passwort gesucht wird.
• Sperren von Bildschirmen: Sind die Angestellten gerade nicht am Platz. Sollte der Bildschirm des Computers immer gesperrt werden. So wird Angreifern der Zugang zu E-Mails und anderen empfindlichen Daten verwehrt.
• Multi-Faktor-Authentifizierung: Nicht nur Nutzername und Kennwort sollten für Anmeldungen genutzt werden, sondern weitere Faktoren sollten hinzugezogen werden. Das geht Beispielsweise über Tans, QR-Codes, biometrische Daten oder externe Lesegeräte.

Gefährliche E-Mails schon auf Mailserver abwehren

Eine weitere, sehr effektive Methode zur Abwehr von gefährlichen E-Mails ist ein Spamfilter auf Ebene des Exchange Servers. Dabei werden alle eingehenden E-Mails automatisch geprüft und Spam wird aussortiert, ehe dieser die Postfächer erreicht.

Hierfür eignet sich SpamAssassin besonders gut, weil dieser neben einer statischen Analyse auch eine Netzwerkanalyse durchführt und somit besonders gründlich Spam erkennen und abwehren kann. SpamAssassin ist in unserem Multi Plugin für Exchange Server integriert und schon vorkonfiguriert – er filtert auf Ihrem Exchange Server also direkt los.

Fazit: Mit E-Mails lieber auf Nummer sicher gehen

E-Mail-Sicherheit sollte ein großes Thema in Unternehmen sein. Werden nämlich keine speziellen Vorkehrungen getroffen, kann das nicht nur einen finanziellen Schaden verursachen, sondern Cyberangreifer können auch mit dem Ruf der Firma spielen.

Mit einem gut durchdachten Cybersicherheitsplan können Sie Ihr Unternehmen langfristig und effektiv vor Angriffen schützen. Neben der Eigeninitiative Ihrer Mitarbeiter:innen und anderen Sicherheitsmaßnahmen,ist der Rückgriff auf ein cleveres Sicherheits-Plugins für Ihren Mailserver eine wichtige Säule.